Contract management

Descrierea modulului de contract management

Cele mai multe companii care isi desfasoara activitatea in mediul de business actual gestioneaza o multitudine de contacte cu furnizorii, partenerii si clientii sai. Managementul acestor contracte, asignarea responsabililor, furnizarea livrabilelor si comunicarea necesitatilor sau rezultatelor presupun implicarea unui mare numar de resurse umane si pot genera, ca atare, costuri considerabile. Mai mult, in cazul companiilor cu locatii multiple, exercitarea controlului asupra fluxurilor de documente cu caracter contactual se dovedeste a fi un mare consumator de timp si resurse.

Prin modulele dedicate contract management-ului, HR Executive asigura o gestionare centralizata a documentelor contractuale permitand definirea unui punct unic de control. Oferind o vizibilitate crescuta, HR Executive va ajuta sa va asigurati ca documentele contractuale si procesul de management al acestora sunt conform standardelor si obiectivelor dumneavoastra de business.

Folosind modulele HR Executive dedicate managementului contractelor, veti putea obtine in timp real toate informatiile necesare privind contractele aflate in desfasurare in compania dumneavoastra. Modulul de contract management-ul va poate ajuta sa selectati cel mai bun furnizor de asigurari de sanatate si de viata, partenerul potrivit pentru training-urile de care are nevoie personalul dumneavoastra sau venitul prognozat pentru perioada imediat urmatoare.

Avand in vedere toate activitatile ce trebuiesc intreprinse inaintea incheierii unui contract si intelegand costurile pe care le presupune activitatea resurselor umane implicate in aceste procese, modulul de contract management al HR Executive a fost construit in asa fel incat sa permita si urmarirea activitatii departamentului de vanzari si a tuturor celorlalte persoane care intervin in fiecare faza din ciclul de viata al contractului. Numarul de intalniri, concluziile acestor intalniri, ofertele negociate si rezultatele obtinute pot fi gestionate prin intermediul modulelor HR Executive. Mai mult, activitatile post – contractare si evaluarea personalului implicat in interactuiunea cu clientul dumneavoastra vor fi eficientizate utilizand modulele conexe: 'Tichete' si 'Performanta'.

Particularitaile si avantajele modulului de contract management

Modulul de contract management al HR executive va ofera suportul necesar pentru:

• Gestionarea tuturor tipurilor de contacte: cu personalul, PFA, cu partenerii, furnizorii si clientii dumneavoastra;
• Stocarea si gestionarea documentelor in format electronic;
• Urmarirea statusului contactelor;
• Asignarea si urmarirea indeplinirii indatoririlor de catre responsabilii de contact;
• Managementul versiunilor;
• Arhivarea actelor aditionale si anexelor;
• Pastrarea istoricului principalelor clauze contactuale si actelor aditionale;
• Cautarea si identificarea copiilor electronice ale documentelor pe suport fizic (inclusiv dupa cuvinte cheie definibile de catre utilizator).

Avantajele utilizarii modulelor de Contract Management HR Executive:

• Reducerea cu peste 30% a timpului necesar negocierii si aprobarii clauzelor contractuale;
• Reducerea costurilor administrative cu aproximativ 40% pe durata ciclului de viata al contractului;
• Standardizarea si eficientizarea procesului de negociere si aprobare;
• Centralizarea documentelor contactuale care reglementeaza relatia companiei cu personalul, colaboratorii, partenerii si furnizorii sai;
• Trasabilitate si control asupra modificarilor survenite pe intreaga durata de viata a contractului;
• Centralizarea informatiilor la nivelul fiecarui contract;
• Control securizat in functie de nivelul de acces;
• Permite feedback-ul clientilor privind relatia contractuala si evaluarea responsabilului de contract;
• Trasabilitatea asupra interactiunii cu partenerii contractuali incepand cu faza de ofertare si de-a lungul ciclului de viata al proiectului;
• Estimarea veniturilor viitoare conform relatiilor contractuale existente cu partenerii;
• Reducerea semnificativa a timpului de raportare.