Document management

Sistemul de management al documentelor, cunosut si sub abrevierea DMS (Document Management System) reprezinta o solutie software (set de aplicatii software / functionalitati) care permite companiilor sa furnizeze, stocheze, indexeze documentele necesare desfasurarii optime a activitatii de business.

Modulul de management si de arhivare a documentelor din cadrul HR Executive asigura urmatoarele functii:

• Stocarea centralizata a tuturor documentelor eletronice importante pentru companie;
• Back-up unitar pentru toate documentele organizatiei;
• Calitatea si versionarea documentelor companiei;
• Arhivarea electronica a documentelor;
• Monitorizarea, controlul si modelarea fluxurilor de documente din companie;
• Permite configurarea unor alerte, diverse tipuri de fluxuri interne de aprobare sau de urmarire de documente in functie de necesitatile utilizatorului: adeverinte, concedii, formulare evaluare,documente referitoare la recrutare, contracte, acte aditionale, etc.
• Accesul la documente, actualizarea sau adaugarea de documente se poate face in functie de drepturile acordate utilizatorilor astfel: doar anumitor persoane, doar anumitor departamente sau grupuri de lucru cu nivele de acces sau pot fi zone publice accesibile tuturor utilizatorilor;
• Se poate accesa un istoric complet al tuturor modificarilor facute in baza de date, inclusiv utilizatorii care au facut modificarile respective si perioada de timp. De asemenea se poate restaura o stare anterioara a bazei de date din istorie.

Utilizand sistemul de management al documentelor disponibil in aplicatia HR Executive, companiile pot gestiona documentele digitale (documente, proceduri, schite, planuri, proiecte, coduri sursa, how-to-uri), inclusiv documentele scanate. Sistemul va asigura urmarirea fluxurilor interne de lucru ale companiei, precum si managementul inregistrarilor.

HR Executive permite gestionarea tuturor claselor de documente digitale, necesare administrarii personalului.

Documentele digitale se impart in urmatoarele clase:

• Documente elaborate in editoare de texte (procesor de text ca Microsoft Word, Microsoft Excel, Open Office);
• Documentele pe hartie copiate electronic (obtinuta prin scanare - exemplu: facturi furnizori, facturi emise, procese verbale, contracte);
• Fisisere sursa sau binare obtinute de personalul companiei in urma activitatii desfasurate (fisiere program (pas,.c,java), fisiere aplicatii grafice(Maya, 3D Studio Max), fisiere executabile (exe), precum si oricare al tip de fisiere.

Cu ajutorul HR Executive, documentele pot fi cautate dupa criterii multiple (denumirea, continutul acestora, etc), pentru a facilita intreg procesul, iar informatia solicitata este disponibila imediat. Aplicatia HR Executive include functionalitatea de versionare a documentelor. Orice document (inclusiv toate versiunile sale) poate fi descarcat pentru vizualizare sau modificare.
Beneficii ale modulului de Document Management

1. Securitatea documentelor

Multe companii pastreaza inca documentele critice in dulapuri sau cutii – un mod nu foarte sigur de stocare a informatiilor. Stocarea virtuala a documentelor pe hartie, ofera posibilitatea de a personaliza setarile de securitate, lucru care nu poate fi realizat pentru documentele fizice. De asemenea recuperarea de date pierdute se intampla rapid si eficient.

2. Cresterea productivitatii

Utilizarea modulul de Document Management conduce la cresterea productivitatii prin accelerarea gasirii unui anumit documente sau a unor anumite informatii dintr-un document, prin eficientizarea procesului de gestionare sau evidenta a documentelor si a fisierelor importante.

3. Reducerea costurilor

Pastrarea documentelor pe hartie costa bani, timp, personal, echipamente si spatiu. Toate acestea se reduc semnificativ, unele costuri pot chiar diparea odata cu utilizarea unei aplicatii de Document Management.

4. Reducerea amprentei de carbon

Minimizarea consumului de hartie constituie un pas important spre reducerea deseurilor si protejarea mediului inconjurator. Companiile incearca acum sa devina tot mai responsabile din punct de vedere social si realizeaza ca pasii inainte facuti in politica ecologica, reprezinta o imagine mai buna in cadrul societatii in care activeaza.

5. Disaster recovery

Fiecare companie trebuie sa-si protejeze documetele vitale de toate tipurile de dezastre ce pot aparea oricand: inundatii, incendii, cutremure sau furt. Prin utilizarea unui sistem de Document Management companiile se asigura ca nu vor fi afectate de astfel de situatii care pot aparea oricand.