Gestiune bugete

Notiuni generale

Controlul prin bugete reprezinta o alta dimensiune a gestiunii unei companii. Gestiunea bugetara este procesul prin care compania isi defineste atat obiectivele pe termen scurt cat si mijloacele pentru obtinerea acestora si care se realizeaza prin intermediul bugetelor.

Managementul bugetelor reprezinta procesul prin care companiile isi stabilesc si urmaresc obiectivele pe termen scurt, precum si mijoacele prin care se pot obtine aceste si care pot fi realizabile prin intermediul bugetelor.

Intr-un mediu de afaceri concurential in care compania doreste intodeauna obtinerea performantei beneficiand de resurse limitate (materiale, financiare, umane), apare si nevoia unui control bugetar.

Planul bugetar al unei compani se stabileste pentru o perioada scurta, de regula pana la un an deoarece in acest fel se poate obtine o urmarire mai buna a obiectivelor realizate. Atunci cand se doreste un control obiectiv asupra relizarilor, bugetul anual poate fi impartit pe intervale mai mici de timp, cum ar fi trimestre, luni, decade si pe masura executiei, chiar pe zile.

Elaborarea planurilor bugetare se face de catre personalul responsabil cu bugetele in concordanta cu aplicarea tehnicilor de bugetare participative. De asemenea, succesul unui plan bugetar se datoreaza si motivatiei pe care o are personalul companiei.

Prin intermediul software-ului de bugete se realizeaza controlul bugetar, care consta in compararea permanenta a rezultatelor obtinute cu previziunile bugetare, cu scopul:

• de a identifica cauza (sau cauzele) abaterilor de la bugete;
• de a informa diferite niveluri ierarhice;
• de a lua eventuale masuri corective;
• de a aprecia activitatea diferitilor responsabili de bugete.

Acest modul de software dedicat bugetelor este gandit ca un mecanism de planificare a cheltuielilor si veniturilor din cadrul organizatiei dumneavoastra pentru o perioada de un an sau mai multi, dar si de analiza si verificare a incadrarii cheltuielilor si veniturilor realizate in raport cu cele previzionate. De asemenea, el este un mecanism de controlul al resurselor implicate in atingerea obiectivului principal al companiei prin identificarea la timp a depasirilor de costuri si a resurselor financiare ce pot fi alocate sau realocate.

Functionalitati ale modulului Gestiune Bugete

• Definire particularizata a structurii de centre de profit si de cost pe care se realizeaza introducerea bugetului si urmarirea lui.
• Inregistrarea rectificarilor de bugete si analiza incadrarii in bugete tinand cont de aceste modificari ale bugetelor. Atat bugetul initial cat si cel rectificat pot fi vizualizate si verificate.
• Permite introducerea sumelor bugetate pe diverse perioade: lunar, trimestrial, semestrial, precum si a rectificarilor de buget. Atat sumele initiale cat si cele rectificate pot fi introduse manual sau prin importul din fisiere externe.
• Posibilitatea de a urmari imediat incadrarea in bugete si deviatiile fata de buget, atat pe cele favorabile cat si pe cele nefavorabile, pe orice perioada de timp din cadrul perioadei bugetate.
• Crearea facila de noi rapoarte de catre utilizatori folosind interogarea structurată a bazei de date, ceea ce inseamna ca se pot obtine ca rapoarte aproape orice combinatie de informatii, plecand de la datele introduse in program.
• Sistem multi-company, poate tine evidenta mai multor firme in acelasi program.

O solutie software dedicata bugetelor usor de utilizat care necesita putin sau chiar deloc timp alocat training-ului sau intelegerii modului de calcul sau a felului in care sunt construite formulele. Printre beneficiile acestui software de bugete mentionam:

• Reduce timpul alocat activitatilor de rutina;
• Analize ale bugetelor la orice nivel al companiei, tinand cont de modul de organizare a centrelor de profit (de exemplu: divizie, departament, locatie, etc), fara calcule suplimentare sau rapoarte prelucrate intermediar;
• Furnizeaza rapoarte si informatii utile in timp real, oferind toate informatiile necesare intocmirii, compararii si evaluarii eficientei executiei bugetelor specifice resurselor umane;
• Datorita centralizarii tuturor informatiilor intr-o singura baza de date, personalul HR economiseste resurse si timp important.